Trasporti: il puro spostamento di merci. Logistica: l’organizzazione razionale dei trasporti che tiene conto di vincoli, sinergie, tempi, sequenze, e ottimizza i costi.
Una riflessione su questa materia può evitare problemi e offrire opportunità.
1. Trasporti: ovvero, speriamo bene...
L’evento, aziendale o pubblico che sia, è sempre associato a emozioni forti: la sorpresa, la festa, lo spettacolo, il buon cibo. Raramente si riflette sulla macchina organizzativa, a volte poderosa, che ci sta dietro, e quasi mai su un suo ingrediente ancora più invisibile: la logistica e i trasporti. Una macchina nella macchina, che se per disgrazia si inceppa, salta tutto.
Chiunque intuisce che se le attrezzature o i materiali arrivano rotti o in ritardo è il disastro, ma non è altrettanto intuitivo che un coordinamento centralizzato della logistica e un fornitore specializzatopossano non solo evitare disastri ma offrire vantaggi, garanzie e opportunità. E soprattutto risparmio. Invece è proprio così. Tradizionalmente sono i singoli fornitori che provvedono a recapitare i loro materiali, con una logistica fai-da-te, frammentata e disordinata che, come minimo, rappresenta uno spreco di risorse.
2. Chi paga?
I costi di una simile logistica sono difficilmente individuabili perché di solito i fornitori non li scorporano (né in preventivo né in fattura) ritenendo in buona fede che comunque sia compito loro recapitare i materiali.
In realtà il trasporto incide parecchio sui costi della fornitura, è quindi una voce di spesa occulta ma consistente.
A ben vedere anche ai fornitori dell’evento non conviene provvedere al trasporto dei propri materiali e se potessero scegliere per lo più non lo farebbero. Lo fanno perché non c’è una gestione logistica centralizzata, ma i costi devono in qualche modo ricadere sul cliente.
Per il fornitore organizzarsi per il trasporto significa fare un mestiere che non è il suo, e cioè:
– disporre di numerosi automezzi di portata diversa
– impiegare il proprio personale in attività non produttive
– farsi carico della responsabilità del buon esito del trasporto e del rispetto dei tempi
– aggiornarsi sulle normative vigenti in tema di trasporto
– assicurare il carico
Liberato da queste incombenze il fornitore recupera risorse che può dedicare alla produzione, elimina costi incomprimibili diventando più competitivo, si scarica di responsabilità che non gli competono, è più flessibile nella gestione del proprio business a cui si può dedicare con maggiore impegno.
3. Da dove si comincia?
La creazione di un evento parte sempre con un progetto creativo a cui segue la progettazione tecnica.
Per quanto strano possa sembrare è proprio questo il momento di pensare alla logistica, proprio quando non c’è ancora nulla di concreto da trasportare.
Nominare al più presto un responsabile per la logistica, una figura professionale che una buona società specializzata può mettervi a disposizione prelevandolo dal proprio staff, è un’ottima idea e può risparmiarvi un mucchio di problemi e di stress.
Il suo primo compito sarà di preparare un progetto logistico con i seguenti obiettivi:
– ottimizzazione dei carichi
– ottimizzazione dei trasporti
– stoccaggio delle merci in transito
– gestione dei tempi di consegna
In assenza di coordinamento ognuna di queste voci può creare problemi a non finire e diventare fonte di criticità.
4. Ottimizzazione dei carichi.
Durante la progettazione tecnica si dovrà tenere conto delle dimensioni degli automezzi più adatti al trasporto degli allestimenti e dei servizi per evitare un dimensionamento errato dei carichi.
Un automezzo troppo grande comporta un costo maggiore e inutile che può essere evitato.
Un automezzo troppo piccolo impone necessariamente più trasporti (ovvero più viaggi o più automezzi) oppure il cambio dell’automezzo stesso in favore di uno più grande durante le fasi di carico.
Questi errori comportano un aumento dei costi ed il rischio di una dilatazione dei tempi per le operazioni di carico, scarico e trasporto.
5. Ottimizzazione dei trasporti
Quando i fornitori provvedono direttamente al trasporto, inviano i loro automezzi a destinazione per le operazioni di carico e scarico.
Cosa accade quando più fornitori sono sulla stessa direttrice?
Accade che partono diversi automezzi che percorrono la stessa strada per arrivare alla stessa destinazione. Costi, consumi, inquinamento, confusione.
La logistica centralizzata serve proprio ad evitare questi sprechi prevedendo un automezzo adeguato, un timing per le operazioni di carico/scarico, la pianificazione della consegna.
Una società logistica è in grado di intervenire prontamente in caso di problemi, di variazioni di carico o dei termini di consegna.
6. Stoccaggio merci e gestione dei tempi
Una buona società di logistica dispone di magazzini che vengono utilizzati per lo stoccaggio delle merci in transito, utili per diminuire il numero dei trasporti e rispettare le sequenze e i tempi di consegna stabiliti. In caso di eventi ripetibili (es road show, sfilate, kick-off) o periodici (stand per fiere) può stoccare i materiali e conservarli in efficienza (storage).
7. Le società di logistica e trasporto
Affidarsi a una buona società di logistica porta grossi benefici perché:
– è abilitata con regolare licenza al trasporto conto terzi (cosa che non si può fare con un semplice furgone a noleggio, pena costosissime contravvenzioni)
– dispone di una vasta gamma di veicoli di diverso tipo, volume e portata
– dispone di personale specializzato e dedicato esclusivamente al trasporto
– dispone di magazzini per lo stoccaggio delle merci in transito e per lo storing
– è sempre aggiornata sulle normative del settore dei trasporti e sulla documentazione necessaria
– conosce i vincoli e le opportunità della viabilità (strade a minore incidenza di rischio o di costo, prevenzione problemi su strada)
– conosce gli obblighi imposti dalle autorità sulla circolazione dei veicoli
– è in grado di intervenire rapidamente e con una bassa incidenza sui costi in caso di guasto del mezzo o in caso di incidente su strada
– è in grado di sostituire rapidamente i mezzi a fronte di una variazione del carico, della destinazione e dei tempi di consegna
– dispone di coperture assicurative specifiche
8. Allora…
Una logistica ben progettata e ben gestita è sicuramente un fronte coperto nella organizzazione, sempre complessa e affannosa, di un evento.
Fa risparmiare denaro, allarga le possibilità di trattativa con i fornitori e vi assicura sonni più tranquilli. Non conosco casi di organizzatori che, dopo aver provato questa strada, siano tornati alla logistica fai-da-te. Un motivo ci sarà.
